Antes del Discovery el secreto clave para triunfar en automatización

Introducción

En la era de la automatización hiperinteligente, muchas organizaciones se enfrentan al desafío de maximizar el éxito de sus proyectos de automatización. Un error común es concentrar todo el esfuerzo en la ejecución técnica sin prestar suficiente atención a la preparación previa, una etapa fundamental que determina el rumbo y la efectividad de cualquier proceso automatizado.

Este artículo profundiza en las mejores prácticas para la preparación previa al Discovery, una fase estratégica que sienta las bases para convertir ideas en resultados concretos y medibles. A través de la experiencia de expertos en operaciones y automatización, desglosaremos un enfoque meticuloso para identificar roles clave, establecer compromisos, definir el alcance y priorizar iniciativas, garantizando así un proceso eficiente y orientado al valor.

¿Qué es la preparación previa al Discovery en automatización?

La preparación previa al Discovery es la etapa inicial en un programa de automatización en la que se realiza una planificación cuidadosa para entender el contexto organizacional, definir objetivos claros y preparar a los actores involucrados. Esta fase es el cimiento sobre el cual se construye la ejecución del Discovery y subsecuentes pasos del proyecto.

Importancia de la preparación previa

En muchas iniciativas, se asigna la mayoría del tiempo a la ejecución del Discovery, dejando en segundo plano la preparación. Sin embargo, es fundamental preparar el terreno para maximizar la eficiencia, evitar errores costosos, y garantizar que la automatización aporte un valor real, evitando automatizar por automatizar.

• Permite identificar correctamente a los stakeholders clave.
• Ayuda a entender las dinámicas internas y prioridades de la organización.
• Facilita el compromiso de todos los actores importantes.
• Define un alcance realista y viable para el proyecto.
• Promueve una comunicación efectiva adaptada a cada perfil.

Identificación de stakeholders clave

Uno de los primeros pasos críticos es reconocer quiénes son los stakeholders clave. Esto incluye:

• Propietarios de procesos: quienes gobiernan las actividades que se pretenden automatizar.
• Usuarios finales: personas que interactúan diariamente con el proceso.
• Tomadores de decisiones: responsables del presupuesto y la dirección estratégica.
• Expertos técnicos: encargados de evaluar la viabilidad tecnológica e integración.

Este equipo heterogéneo es vital para capturar una visión integral y asegurar apoyo transversal durante todo el proyecto.

Mapa de stakeholders: visualizando relaciones y dinámicas

Para organizar a los stakeholders, se crea un mapa de relaciones que identifica no solo quiénes participan, sino también quiénes son aliados y posibles distractores en la iniciativa.

Este recurso ayuda a diseñar estrategias de comunicación personalizadas y detectar sinergias cruciales, como la colaboración entre departamentos que puede ser clave para la automatización.

Ejemplo práctico: optimización en empresa de utilities

Un caso representativo involucró a una multinacional del sector utilities donde el equipo de contabilidad enfrentaba una carga manual elevada en la conciliación de documentos de venta. El análisis detallado reveló que el origen del problema estaba en la registración inicial de las ventas por parte del equipo de operaciones.

Esta información permitió priorizar la mejora en la etapa de operaciones, reduciendo errores y simplificando de forma significativa la conciliación contable. Además, esta acción facilitó la posterior automatización, reduciendo la complejidad técnica y organizacional del proyecto.

Compromiso y comunicación con los stakeholders

Una vez identificados los actores clave, es esencial buscar su compromiso mediante:

• Entrevistas individuales para captar expectativas.
• Talleres colaborativos para alinear objetivos.
• Presentaciones claras que conecten la automatización con beneficios tangibles.

La comunicación debe adaptarse a cada grupo para ser efectiva:

Personalización del discurso según el perfil

• Técnicos: enfoque en especificaciones, sistemas y aspectos técnicos detallados.
• Líderes y gerentes: centrarse en indicadores de negocio y cómo la automatización mejora resultados estratégicos.
• Usuarios finales: explicar cómo la automatización facilitará sus tareas diarias y eliminará trabajos redundantes.

Gestión de expectativas: equilibrio entre ambición y realismo

Es común querer alcanzar resultados audaces, pero es vital mantener un enfoque realista. Las metas deben ser:

• Alcanzables para mantener la motivación y credibilidad.
• Medibles para evaluar progreso con datos objetivos.
• Claras para evitar malentendidos o falsas expectativas.

La honestidad en esta etapa previene la frustración y promueve la confianza en el equipo y el proceso.

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Documentación efectiva: la base para la continuidad

Durante la preparación se generan múltiples insumos como anotaciones, acuerdos y decisiones. Un registro meticuloso es indispensable para:

• Garantizar transparencia y trazabilidad.
• Evitar pérdidas de información crucial.
• Facilitar la continuidad y escalabilidad del proyecto.

Suelen usarse minutas estructuradas post-talleres y resúmenes claros de cada entrevista.

Definición del alcance del Discovery

Limitar el alcance es una práctica recomendada para mantener el enfoque y asegurar el éxito:

• Involucrar solo las áreas clave identificadas en el mapa de stakeholders.
• Seleccionar inicialmente departamentos “promotores” con disposición para automatizar.
• Incluir diversas tecnologías, como RPA, APIs, Inteligencia Artificial, BPMS y OCR, para aprovechar su sinergia.

Este enfoque garantiza que las primeras fases sean manejables y exitosas, generando impulso para futuras etapas.

Selección y descarte de iniciativas

No todo proceso viable para automatizar aporta valor. Por ello, cada iniciativa debe evaluarse bajo criterios claros:

Se descartan iniciativas con baja aportación de valor, complejas a mantener o no alineadas con los objetivos estratégicos.

Priorización de iniciativas: balance entre impacto y esfuerzo

La priorización permite elaborar un roadmap claro de implementación. Una técnica común consiste en clasificar los procesos según su complejidad e impacto, dividiéndolos en cuatro cuadrantes:

• Alta complejidad – Alto impacto: proponer para etapas avanzadas o para proyectos estratégicos.
• Baja complejidad – Alto impacto: candidatos ideales para resultados rápidos y generación de confianza.
• Alta complejidad – Bajo impacto: generalmente, se evitan para mantener foco.
• Baja complejidad – Bajo impacto: pueden automatizarse si el esfuerzo es mínimo y no desvía recursos.

Ejemplo de matriz de priorización

Buenas prácticas recomendadas en la preparación previa

• Comenzar con iniciativas “quick wins” para mostrar resultados visibles rápidamente.
• Medir esfuerzo frente a beneficio antes de avanzar con cualquier proyecto.
• Mantener una comunicación continua y transparente con todos los stakeholders.
• Documentar exhaustivamente cada interacción, decisión y hallazgo.
• Adaptar la comunicación y enfoque según el perfil y prioridades de cada grupo.
• Planificar la automatización como un proceso continuo, con ciclos de mejora y ajuste constantes.

Errores comunes a evitar

• Automatizar por el simple hecho de hacerlo, sin un claro beneficio.
• No considerar la opinión y experiencia de quienes ejecutan los procesos.
• Ignorar la escalabilidad y el mantenimiento a largo plazo.
• Querer abarcar demasiado alcance desde el inicio.
• No medir y ajustar continuamente después de la implementación.

Para complementar lo explicado, te invitamos a ver este video donde Martín Cardoso profundiza sobre la preparación previa al Discovery en automatización, compartiendo experiencias reales y consejos prácticos para llevar a cabo esta etapa estratégica.

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Discovery

El Discovery es la etapa donde se investigan y descubren las oportunidades reales para automatizar. Es el puente entre la teoría y la práctica. Entender su importancia ayuda a evitar esfuerzos sin retorno y a identificar procesos con verdadero potencial.

Stakeholders

Incluir a los stakeholders es fundamental para asegurar alineación, compromiso y apoyo. Su conocimiento aporta valor único y evita resistencias durante la ejecución y mantenimiento del proyecto.

Mapa de stakeholders

Herramienta que facilita visualizar conexiones entre actores, preparar estrategias de comunicación personalizadas y anticipar posibles obstáculos.

Automatización hiperinteligente

Término que engloba la combinación de tecnologías como RPA, Inteligencia Artificial, APIs y Machine Learning para lograr una automatización avanzada, adaptable y escalable.

Priorizar iniciativas

Enfocar recursos en proyectos con mayor impacto y viabilidad es clave para resultados exitosos y para mantener la motivación del equipo.

Quick wins

Proyectos o tareas pequeñas con resultados rápidos que ayudan a generar confianza y demostrar valor a la organización.

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Escalabilidad

Capacidad de la solución para extenderse a nuevas áreas o procesos sin requerir reconstrucción total, asegurando un crecimiento sostenible.

Mantenimiento

Parte crítica de la automatización que implica monitoreo, ajustes y mejoras continuas para mantener la eficiencia y adaptabilidad.

Comunicación personalizada

Adaptar el mensaje a cada público permite maximizar la comprensión, aceptación y colaboración de los distintos niveles organizacionales.

Viabilidad

Evaluación de la factibilidad técnica y operativa, que debe ser siempre balanceada con el impacto esperado.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son los 4 pasos de la automatización?

Un enfoque sistemático integral y eficaz para la automatización de procesos de negocio consta de cuatro fases: análisis, implementación, integración y mantenimiento y soporte. Primero se analizan y comprenden los procesos, luego se desarrollan y aplican las soluciones; a continuación, se integran con sistemas existentes y finalmente se garantiza su sostenibilidad mediante mantenimiento continuo.

¿Qué es el primer enfoque de automatización?

El primer enfoque de automatización contempla un proceso sistemático y completo que abarca desde el análisis inicial hasta el soporte post-implementación, asegurando que cada etapa aporte al éxito final del programa y se puedan medir resultados tangible y sostenibles.

¿Qué es la automatización del tiempo?

Es una mentalidad organizacional que prioriza la automatización en todas las funciones empresariales. Esto implica que ante cualquier nueva tarea, lo primero que se considera es la automatización como norma y no como excepción, fomentando eficiencia y reducción de tiempos repetitivos.

¿Por qué es importante involucrar a los stakeholders en la preparación previa?

Porque garantizan un entendimiento real de los procesos, alinean expectativas, reducen resistencias y permiten diseñar soluciones que realmente aportan valor, facilitando el éxito del proyecto.

¿Cómo definir el alcance adecuado para el Discovery?

Involucrando a las áreas más promotoras, limitando la cantidad de procesos y considerando diversas tecnologías para mantener el enfoque y aumentar la probabilidad de éxito.

¿Cuáles son los errores más comunes en la preparación previa?

Automatizar sin evaluar valor, ignorar mantenimiento, no documentar adecuadamente, comunicar mal según perfil y no gestionar expectativas realistas son algunos de los errores frecuentes que pueden comprometer el proyecto.

¿Qué criterios se utilizan para priorizar procesos?

Se consideran la complejidad técnica, el impacto en el negocio, la escalabilidad y el costo-beneficio de mantener la automatización.

¿Qué prácticas ayudan a evitar fracasos en proyectos de automatización?

Comenzar con quick wins, mantener documentación constante, tener comunicación clara y personalizada, ser realista en las metas, y concebir la automatización como un proceso en evolución continua son prácticas recomendadas para asegurar el éxito.

Conclusión

La preparación previa al Discovery no es un mero trámite, sino el pilar fundamental que determina el éxito de toda iniciativa de automatización. Tomar el tiempo para identificar y comprometer a los stakeholders correctos, definir un alcance realista, priorizar iniciativas con valor tangible y mantener una comunicación clara y adaptada, transforma la automatización en un motor sólido para la innovación y eficiencia operativa.

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